Membuka File MYOB

Pada jendela Welcome to MYOB Accounting, biasanya yang paling sering dipakai adalah button Open dan Create. Pada bahasan kali ini, kita akan membuka file yang pernah kita buat sebelumnya melalui button create.

Untuk membuka file MYOB yang pernah dibuat sebelumnya kita pilih button Open.
Setelah button Open diklik, akan tampil sebuah jendela berupa kotak dialog yang menunjukkan lokasi penyimpanan file yang akan dibuka. MYOB biasanya akan mengarahkan lokasi penyimpanan pada folder di mana program MYOB terinstall di komputer. Apabila file yang ingin dibuka disimpan di lokasi lain, kita tinggal tentukan saja lokasi file-nya.

Setelah file dibuka, MYOB akan menampilkan kotak dialog yang menanyakan user ID dan password dari pengguna. Pada MYOB versi yang lama, user ID dibuat berbarengan pada saat kita membuat file baru, sementara pada versi yang baru user ID biasanya mengikuti username pengguna komputer yang login pada saat pembuatan file. Password digunakan untuk melindungi data sehingga keamanan file MYOB kita akan terjaga.
Setelah kita klik OK, MYOB akan menampilan jendela kotak dialog yang menampilkan pilihan-pilihan untuk registrasi. MYOB Accounting merupakan software berbayar, oleh karenanya untuk dapat menggunakan software ini kita harus melakukan pembelian dimana kita akan mendapatkan kode registrasi berupa kode 7 digit (MYOB versi 12) sebagai hak untuk menggunakan MYOB Accounting. Kode registrasi yang dibutuhkan cukup satu saja yang dapat digunakan untuk semua file MYOB. Jendela kotak dialog registrasi MYOB akan selalu muncul pada waktu kita membuka file selama kita belum memasukkan kode registrasi.
MYOB menyediakan tiga pilihan yang bisa kita lakukan yakni :

• How to Register
  Opsi ini dipilih apabila kita ingin melakukan registrasi melalui internet dengan cara masuk ke situs online MYOB (http://my.myob.com.au). Atau bisa pula melalui fax atau via telepon.


• Enter Now
  Opsi ini dipilih apabila kita telah memiliki nomor registrasi MYOB.


• Enter Later
  Opsi ini dipilih apabila kita akan memasukkan nomor registrasi MYOB nanti. Apabila opsi ini dipilih, dalam arti kita tidak melakukan registrasi, maka MYOB hanya dapat dibuka sebanyak 25 kali saja.

Selanjutnya MYOB akan menampilkan kotak dialog verifikasi data yang berfungsi untuk mengecek apakah terdapat error atau kesalahan pada file yang akan dibuka. Verifikasi data ini cukup penting untuk pemeliharaan data MYOB kita. Sementara apabila kita akan keluar dari program MYOB, akan ditampilkan kotak dialog backup data yang berfungsi menyimpan data cadangan file MYOB kita.

Apabila proses verifikasi selesai, maka kita akan langsung menuju ke jendela command centre dan bisa menggunakan MYOB seperti biasa.

Mengenal Command Centre MYOB

Setelah pada tulisan terdahulu kita telah berkenalan dengan MYOB Accounting, maka pada kesempatan ini kita akan mempelajari secara umum berbagai fasilitas yang disediakan MYOB untuk pemrosesan akuntansi. Untuk mengawali, mari kita kenali dulu jendela command centre yang berisikan modul-modul utama dari MYOB.
Sebagaimana yang terlihat, MYOB menyediakan modul-modul utama yang terdiri dari AccountsBanking – Sales – Purchases – Inventory – Card File (tergantung dari versi MYOB). Masing-masing modul ini mewakili setiap kegiatan akuntansi seperti penjurnalan, penerimaan piutang, penjualan, pembelian dan sebagainya. Setiap modul memiliki bagian-bagian sendiri yang digunakan untuk kegiatan akuntansi. Untuk lebih jelas, mari kita pelajari secara singkat masing-masing modul utama MYOB ini.

• Accounts
  Modul Accounts adalah modul yang berisikan materi yang berkaitan dengan pemeliharaan bagan rekening seperti pembuatan rekening baru, edit rekening baru, penghapusan dan lain-lain. Selain itu juga modul accounts berisikan materi pencatatan jurnal untuk transaksi-transaksi umum (jurnal umum).


• Banking
  Modul Banking adalah modul yang berisikan materi yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan lewat bank seperti pembayaran hutang melalui giro, penerimaan piutang, rekonsiliasi saldo perusahaan dengan saldo Bank dan lain-lain.


• Sales
  Modul Sales adalah modul yang berisikan materi yang berkaitan dengan kegiatan penjualan seperti penerbitan faktur, surat jalan dan lain-lain.


• Purchases
  Modul Purchases adalah modul yang berisikan materi yang berkaitan dengan kegiatan pembelian yang dilakukan perusahaan seperti pemesanan pembelian dan lain-lain.


• Inventory
  Modul Inventory adalah modul yang berisikan materi yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan seperti kartu persediaan, mentransfer persediaan dan lain-lain.


• Card File
  Modul Card File adalah modul yang berisikan materi yang berkaitan dengan pengelolaan daftar pelanggan, kreditor dan daftar kontak perusahaan dengan pihak lainnya.

Pada jendela command centre, setiap modul mempunyai bagian-bagiannya masing-masing yang ditampilkan dengan button-button yang berkaitan dengan modul yang dipilih. Sehingga bila ingin mengakses kegiatan tertentu kita harus memilih modul yang berkaitan. Misalnya bila ingin menginput jurnal umum maka kita pilih modul Accounts, bila ingin mencatat pembelian maka kita pilih modul Purchases dan sebagainya. Selain dari modul-modul utama, pada jendela command centre juga terdapat command panel yang menyediakan fasilitas laporan dan analisis yang dapat diakses kapanpun selama berada pada jendela command centre tidak peduli kita berada dalam modul apapun. Command panel ini menyediakan beragam fungsi sesuai dengan nama item yang dipilih. Misalnya pada panel Analysis, kita dapat menganalisa laporan keuangan dua tahun terakhir, menganalisa penjualan dan sebagainya.
Demikianlah pengenalan singkat kita dengan jendela command centre MYOB yang merupakan jendela utama dari aplikasi MYOB Accounting dalam melakukan kegiatan akuntansi.

MYOB Accounting : Sebuah Perkenalan

MYOB Accounting adalah sebuah program aplikasi akuntansi yang berguna untuk mengotomatisasi proses pembukuan secara lengkap. Melaksanakan proses akuntansi dengan MYOB dapat dilakukan secara sederhana melalui modul-modul yang disediakan program ini. Semua modul yang disediakan MYOB dapat mewakili suatu proses akuntansi tertentu seperti penyusunan bagan rekening, penjurnalan transaksi, pengelolaan persediaan hingga pembuatan laporan keuangan. MYOB Accounting juga menyediakan fasilitas keamanan berupa penggunaan password serta backup data untuk melindungi kemungkinan terjadinya kerusakan data pada program utama.

MYOB Accounting cukup populer dipergunakan oleh kalangan akademik dengan dimasukkannya materi MYOB Accounting dalam salah satu mata kuliah jurusan Akuntansi Komputer.

Mari kita coba pergunakan MYOB Accounting untuk mempelajari aplikasi ini. Sebelumnya tentu harus dipersiapkan dulu program MYOB Accounting pada komputer sobat. MYOB Accounting terdiri dari beberapa versi seperti MYOB Accounting versi 10, 11, 12 hingga yang terbaru saat ini 13. Sobat boleh menggunakan versi yang mana saja. dalam tulisan ini, penulis menggunakan MYOB Accounting versi 12. Ayo kita mulai !

Pada tampilan pertama setelah diaktifkan, MYOB akan menampilkan jendela welcome to MYOB Accounting sebagai berikut :

Seperti yang kita lihat, terdapat 5 buah button yang masing-masing berfungsi sebagai berikut :

• Open : berguna untuk membuka data yang telah ada / pernah dibuat sebelumnya.
• Create : berguna untuk membuat data baru.
• Explore : digunakan untuk melihat contoh data akuntansi. Biasanya data ini telah disediakan bersamaan dengan program.
• What’s New : digunakan untuk melihat berbagai informasi terbaru dari MYOB Accounting yang sedang dipakai saat ini.
• Exit : digunakan untuk keluar dari program MYOB Accounting.

Untuk memulai, kita pilih saja tombol create guna membuat data baru. Maka akan tampil jendela Introduction (perkenalan) berikut :

Klik saja button Next. Selanjutnya akan tampil jendela Company Information ( informasi mengenai perusahaan ) yang akan dibuat :

Pada jendela ini, kita isikan data-data mengenai perusahaan yang akan dibuat seperti nama perusahaan, alamat, telpon, nomor fax dan alamat e-mail. Selanjutnya klik button Next >. Maka akan ditampilkan jendela Accounting Information (informasi mengenai periode akuntansi yang akan dipakai) oleh perusahaan :

• Pada kolom Current Financial Year isikan dengan tahun berjalan misalnya 2009.
• Pada kolom Last Month of Financial Year isikan dengan bulan terakhir dari proses akuntansi yang akan digunakan. Biasanya Desember / akhir tahun.
• Pada kolom Conversion Month isikan dengan bulan dimulainya proses akuntansi yang akan dipakai. Biasanya Januari / awal tahun.
• Pada kolom Number of Accounting Periode isikan dengan jumlah bulan yang akan dipakai dalam proses akuntansi. Biasanya 12 bulan / Twelve.

Setelah semua terisi selanjutnya klik button Next. Selanjutnya akan ditampilkan jendela konfirmasi atas data-data yang telah diisikan sebelumnya.
Bila data-data yang diisi telah dianggap sesuai, klik button Next. Namun bila terdapat kesalahan pengisian, klik button Back untuk kembali ke jendela sebelumnya untuk memperbaiki data

Pada jendela Account List kita dapat memilih bentuk perusahaan yang akan dibuat dimana pemilihan bentuk perusahaan ini akan mempengaruhi bagan rekening awal yang akan dipakai perusahaan. Terdapat 3 pilihan yang tersedia, yakni :

• I would like to start with one of the lists provided by MYOB Accounting. Bila opsi ini yang dipilih, berarti kita akan mempergunakan salah satu dari sekian template perusahaan yang disediakan oleh MYOB seperti perusahaan jasa, manufaktur dan lain-lain.


• I would like to import a lists of accounts provided by my accountant after I’m done creating my company profile. Bila opsi ini dipilih, berarti kita akan mempergunakan bentuk perusahaan yang ditentukan kemudian dimana datanya akan dicopy dari sumber di luar program MYOB.


• I would like to build my own accounts lists once I begin using MYOB. Bila opsi ini dipilih, berarti kita akan menentukan bentuk usaha dan bagan rekening yang akan dibuat sendiri. Opsi ini biasanya dipilih karena jenis usaha yang akan kita lakukan tidak tersedia / tidak sesuai dengan yang tersedia dalam MYOB.

Untuk diperhatikan, opsi apapun yang dipilih kita tetap dapat mengelola rekening nantinya seperti mengedit, menghapus dan lain-lain.

Selanjutnya klik button Next untuk menampilkan jendela Company File

Pada jendela tersebut, MYOB Accounting memberitahukan dimana letak penyimpanan file /folder data perusahaan kita pada komputer. Biasanya MYOB akan menyimpan data-data yang kita buat ke dalam folder dimana kita menginstall MYOB. Apabila kita ingin merubah letak penyimpanan, klik saja button Change untuk merubah alamat penyimpanan.

Selanjutnya klik button Next untuk membuat sebuah file baru berdasarkan data-data yang telah kita isikan sebelumnya.

Pada jendela ConclusionI di atas kita dapat melakukan pengaturan lebih lanjut melalui button Setup Assistant. Bila ingin langsung menggunakan MYOB, klik saja button Command Centre dan kita akan dibawa menuju modul-modul utama dari MYOB.

Nah ... cukup sekian dulu perkenalan kita dengan MYOB Accounting.
Semoga bermanfaat.

Akuntansi - Sebuah Pengenalan Umum

Apa sih akuntansi tuch ?

Waduh ..., sorry gue ngga ngerti akuntansi!!

Wah..., kalo aku sich lebih suka pilih jurusan TI, MI atau yang laen deh…

Mas!! Minta tolong dong bantuin tugas akuntansi gue…

Ya ... begitulah kira-kira pengalaman saya sewaktu duduk di bangku kuliah dulu.

Akuntansi sepertinya menjadi sebuah jurusan yang kurang begitu diminati bagi sebagian besar anak-anak kuliah terutama kaum lelaki. Kebanyakan menganggap akuntansi adalah sesuatu yang sulit untuk dipelajari atau dimengerti. Padahal pada kenyataannya tidaklah demikian. Mempelajari akuntansi merupakan sesuatu hal yang menyenangkan. Secara tidak langsung, belajar akuntansi khususnya di bangku sekolah / kuliah kita mendapatkan sebuah dasar tentang bagaimana mengelola keuangan dengan cara yang benar.

Biasanya, selepas sekolah / kuliah kita pasti ingin melanjutkan karir dalam suatu lingkungan bisnis yang bisa mendatangkan penghasilan. Atau dengan kata lain, kita pasti ingin bekerja baik itu berwiraswasta maupun bekerja pada orang lain /perusahaan. Bila kita memasuki suatu bidang pekerjaan tertentu, tentunya kita harus menguasai atau setidaknya kita tahu tentang hal yang berkaitan dengan bidang yang sedang digeluti tersebut. Setiap organisasi terutama yang melakukan kegiatan ekonomi tentunya pengelolaan keuangan merupakan salah satu unsur penting dalam organisasi. Tidak mungkin kan bila dalam melakukan kegiatan ekonomi /bisnis, keuangan dijalankan begitu saja tanpa ada laporan penggunaan uang kas, berapa laba bulan ini, siapa saja yang belum melunasi hutang dan sebagainya. Nah, disinilah gunanya kita tahu tentang akuntansi.

Akuntansi itu merupakan sebuah bidang ilmu yang sangat berkaitan erat dengan dunia usaha. Seringkali akuntansi itu diibaratkan sebagai sebuah bahasa bisnis berupa kegiatan jasa yang menyediakan informasi terutama yang bersifat keuangan. Informasi yang dihasilkan dari proses akuntansi ini cukup penting untuk kita mengetahui bagaimana kinerja usaha /bisnis yang kita jalankan. Informasi dari akuntansi ini umumnya berupa laporan keuangan seperti laporan neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas dan sebagainya.

Lantas, apa sih gunanya laporan keuangan itu?

Setiap organisasi /perusahaan pastilah tidak berjalan sendiri tanpa keterlibatan pihak luar seperti investor, kreditor atau bahkan pemerintah. Laporan keuangan inilah yang digunakan oleh baik itu pihak intern perusahaan ataupun pihak-pihak luar tersebut untuk tahu seberapa baik kinerja perusahaan. Apakah perusahaan selalu mendapat laba besar setiap tahun, lancarkah pembayaran hutangnya dan lain-lain. Dari informasi ini, para pemakai informasi terutama pihak-pihak luar akan lebih mudah dalam mengambil keputusan-keputusan bisnis. Apakah akan menanamkan modalnya ke perusahaan tersebut, apakah diputuskan memberi pinjaman atau tidak, berapa pajak yang harus dipungut dari perusahaan tersebut dan sebagainya. Inilah salah satu faktor penting dipakainya akuntansi itu dalam pengelolaan keuangan. Coba bayangkan kalau seandainya perusahaan / atau toko kelontongan sekalipun tidak jelas pengelolaan keuangannya. Laba atau rugi pun tidak ketahuan.

Nah... sudah tahu kan betapa pentingnya akuntansi itu dalam kegiatan ekonomi terutama pengelolaan keuangan usaha. Masih enggan masuk jurusan akuntansi??

Tentang Penulis

Terima Kasih Atas Kunjungan Sobat.

Ilmu pengetahuan adalah proses pembelajaran tanpa batas waktu. Pengalaman adalah proses pembelajaran dari masa lalu. Bila ilmu pengetahuan dan pengalaman berpadu, alangkah dasyatnya kesuksesan di masa depan.

Nama : Duaka Karles
Kontak : 0852-73349073
E-mail : aries_82@ymail.com